Hintbox – Hinweisgebersystem mit umfassenden Funktionalitäten und höchster Sicherheit
Noch in diesem Jahr sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, Kommunen ab 10.000 Einwohner und alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts entsprechend der EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) gefordert, ein digitales Hinweisgebersystem in ihre Betriebsstruktur zu implementieren. Whistleblower-Systeme sollen Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten ermöglichen, potenzielle Rechtsverstöße vertraulich zu melden. Die lawcode GmbH bietet hier mit der Hintbox eine moderne und anwenderfreundliche IT-Lösung mit vielfältigen Funktionalitäten. Im Interview stellt lawcode-Geschäftsführer Dominik Lienen das Unternehmen und Hintbox vor.
Herr Lienen, wie kamen Sie mit Ihren Co-Foundern Patrick Diede und Lukas Hoffmann zusammen?
Dominik Lienen: Patrick Diede und Lukas Hoffmann habe ich bereits 2013 während meiner Ausbildung kennengelernt. Nachdem ich gemeinsam mit Lukas eine App entwickelt hatte, wurde Patrick auf uns aufmerksam. Er suchte Unterstützung und wollte gemeinsam ein IT-Dienstleistungsunternehmen gründen. Grundsätzlich hatten wir bereits zu diesem Zeitpunkt unser erstes Start-up, da wir die Idee einer Sharing-Plattform in die Tat umgesetzt hatten. Mit Rent4Shoot wollten wir für Foto- und Videografen eine Plattform schaffen, auf der man sich seine individuelle Foto-Location mit Hilfe von Sharing buchen kann. Während Lukas´ Studium in Wiesbaden lernte er Dr. Ubbo Aßmus, Dozent für IT-Recht, kennen. Er hat uns dann bei diversen Projekten rechtliche Tipps gegeben. 2019 haben wir uns dann erstmalig mit ihm in Wiesbaden getroffen.
Entstand dort dann die Idee zu lawcode bzw. zur Hintbox?
Die Idee entstand schon vor unserem ersten Treffen, hat aber an diesem Tag erst so richtig an Substanz gewonnen. Ubbo hat im Rahmen seiner anwaltlichen Tätigkeit den besten Zugang zu neuesten regulatorischen Vorgaben. Darunter fällt auch die EU-Whistleblower-Richtlinie, die er zum Anlass genommen hat, ein eigenes Hinweisgebersystem zu entwickeln. Seine juristische und unsere technische Expertise entwickelte sich zu einer perfekten Symbiose aus Recht und Informatik.
Im Mai 2020 haben wir dann die lawcode UG mit Sitz in Frankfurt am Main gegründet. Inzwischen sind wir eine wachsende GmbH mit Sitz im TechnologieZentrum Koblenz.
Sie sprachen die EU-Whistleblower-Richtlinie an. Ist sie ein Muss für Unternehmen jeglicher Art?
Ja! Die Richtlinie betrifft alle Unternehmen in Europa, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen und alle juristischen Personen des öffentlichen Sektors, also z. B. auch Behörden. Ab dem 17. Dezember 2021 gilt die Richtlinie zunächst für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeiter, kleinere Unternehmen unterliegen einer Schonfrist von zwei Jahren. Für uns bedeutet das, dass es zwei große Wellen geben wird. Wir gehen davon aus, dass das Inkrafttreten dieses Gesetzes mit den Reaktionen der Einführung der DSGVO vergleichbar sein wird.
Was genau ist und leistet die Hintbox?
Die Hintbox ist ein digitales Hinweisgebersystem. Es bietet die Möglichkeit, Verstöße gegen geltendes Recht zu melden. Die Lösung schützt auf der einen Seite die Unternehmen, da durch die interne Bearbeitung eines Hinweises sowohl die Reputation als auch betroffene Personen geschützt werden können. Auf der anderen Seite sind ebenso die Hinweisgeber geschützt, da Sie sich zunächst an eine neutrale Stelle im Unternehmen wenden können, auch anonym (s. u.).
Existieren ggf. schon entsprechende Lösungen?
Ja, wir sind natürlich nicht alleine auf dem Markt. Jedoch haben wir immense Vorteile gegenüber den Wettbewerbern, die bereits länger am Markt sind und auch gegenüber denen, die zur gleichen Zeit wie wir an den Markt gegangen sind.
Zum einen sind viele Hinweisgebersysteme älter, das heißt, die Technologie ist nicht auf dem neuesten Stand. Mit unserer „State of the art“-Technologie ist unser System maximal skalierbar. Es kann über unsere Website erworben werden und ist direkt einsatzbereit. Unsere Sicherheit leidet dadurch in keinster Weise. Wir können jedem unserer Kunden ein isoliertes System anbieten, das innerhalb von einem Klick einsatzbereit ist. Somit können wir getrost behaupten, dass wir das schnellste System haben, das aktuell erhältlich ist. Gerade auch im Hinblick auf die große Anzahl an Unternehmen, auf die die Richtlinie zukommen wird, sind wir optimal vorbereitet.
Neben diesen rein technischen Themen können wir aber auch inhaltlich durch eine intuitive und übersichtliche Bedienung punkten. Selbst Nicht-Juristen können mit unserem System Fälle korrekt bearbeiten, da wir bereits vorgefertigte Prozesse anbieten, an denen sich die Compliance Manager orientieren können. Aber selbst diese Prozesse lassen sich zu 100 Prozent editieren und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.
Durch unser interdisziplinäres Team können wir die Prozesse juristisch verstehen, aber auch technisch auf höchstem Niveau effizient und schnell für unsere Kunden umsetzen.
Die öffentliche Verwaltung muss ebenfalls Hinweisgeberkanäle einrichten …
Da juristische Personen des öffentlichen Rechts ebenso von der Richtlinie betroffen sind und das Onlinezugangsgesetzt (OZG) besagt, dass bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen auch online zugänglich sein müssen, profitieren Behörden oder ähnliche Einrichtungen gleich doppelt von unserer Hintbox. Sie ist ein digitales Hinweisgebersystem, das alle Vorgaben der DSGVO abbildet und somit durch einen rein aus Deutschland agierenden Anbieter das perfekte Instrument für juristische Personen darstellt, um der Richtlinie gerecht zu werden.
Aufgrund der hohen Individualisierbarkeit kann das System für jede Anforderung der öffentlichen Verwaltungen umgestaltet werden und bietet zugleich eine hohe Wirtschaftlichkeit.
Konkret können vor allem Korruptionsfälle, deren Prävention in öffentlichen Behörden bereits heute viel Beachtung geschenkt wird, effizienter und sicherer aufgedeckt werden. In der Vergangenheit wurden mehrfach Fälle bekannt, in denen sich Beamte unrechtmäßig bereichert haben. Durch ein Hinweisgebersystem hätten solche Fälle frühzeitig erkannt und präventiv verhindert werden können. Doch wer schwärzt schon gern einen Kollegen an? Durch eine anonyme Fallabgabe wird dieser Vorgang extrem vereinfacht und es ist keinerlei Rückschluss auf den Whistleblower möglich.
Neben der Hintbox haben Sie auch noch die Ombudslösung entwickelt.
Unsere Ombudslösung richtet sich vor allem an Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Berater aus dem Bereich Compliance. Zum Verständnis, Ombudspersonen sind vertrauenswürdige und neutrale Personen, die nicht zwingend dem Unternehmen oder der Behörde angehören müssen, für die sie Hinweise entgegennehmen. Durch den Einsatz einer externen Ombudsperson wird aus unserer Sicht das Vertrauen erhöht und die Hemmschwelle, einen Hinweis abzugeben, gesenkt, da der Hinweis gar nicht erst intern kommuniziert werden kann.
Sie sind von Frankfurt in das TZK nach Koblenz umgezogen. Warum?
Wir sind offiziell am 1. Juni 2021 in das TZK eingezogen, durften jedoch schon zuvor verschiedenste Services nutzen, sodass wir bereits seit April professionell auftreten konnten. Das Gebäude und die Umgebung spiegeln ein seriöses Unternehmen perfekt wider. Aufgrund der Ausstattung des TZK war es uns möglich, direkt operativ zu arbeiten. Wir haben unsere persönlichen Arbeitsplätze eingerichtet und konnten sofort durchstarten. Vollausgestattete Meetingräume, Drucker, ein Aufnahmestudio, Küchen, etc. sind vorhanden und bieten alles, was ein Unternehmen benötigt. Hinzu kommt die tolle technische und organisatorische Betreuung durch die TZK-Verwaltung. Da bleiben keinerlei Wünsche offen.
Darüber hinaus war die geografische Lage für uns ein entscheidender Faktor. Ein Großteil unseres Teams arbeitet zwar in Koblenz, ein Teil jedoch auch in Frankfurt. Zudem bestehen Verbindungen nach Köln … Da bot sich zwischen diesen beiden Metropolen Koblenz als perfekter Standort an. Anbindung zu Autobahnen und den umliegenden Flughäfen bieten eine sehr gute Ausgangslage, Kunden zu empfangen oder persönlich zu erreichen.
Wie erleben Sie das TZK?
Wie gesagt, wir arbeiten erst wenige Tage aktiv hier, kannten jedoch ein paar Start-ups bereits vor unserem Einzug, sodass uns das TZK durchaus bekannt war. Wir wurden sehr herzlich empfangen und die professionelle Arbeitsatmosphäre ist gut zu spüren. Das bringt noch einmal einen ganz anderen Drive in unser Team, da wir zuvor ausschließlich aus dem Homeoffice gearbeitet haben. Super ist vor allem, dass alles vorhanden ist, was wir für den Büroalltag benötigen. Sowohl zum Arbeiten als auch zum Entspannen und Erholen …
Zum Abschluss, wie sehen Ihre Zukunftspläne aus?
Wir befinden uns in der Wachstumsphase. Das bedeutet, wir möchten Kunden gewinnen und neue Mitarbeiter einstellen. Unser Ziel ist es, Ende 2021 weitere festangestellte Mitarbeiter zu beschäftigen und die Anzahl der Kunden kontinuierlich zu steigern.
Neben diesen unternehmerischen Zielen haben wir natürlich auch technische Ziele. Zunächst steht nun die Entwicklung unserer App für Bearbeiter an, sodass Ombudspersonen und Compliance Manager alle Hinweise auch über ihr Smartphone oder Tablet bearbeiten können. Darüber hinaus entwickeln wir parallel unsere KI, die die Fallbearbeitung noch effizienter gestalten wird.
Grundsätzlich sehen wir die Hintbox in fünf Jahren als das meistgenutzte Hinweisgebersystem und möchten als lawcode GmbH zu einem essenziellen Provider für Unternehmen im Reg-Tech-Bereich aufsteigen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
Die Hintbox bildet die Forderungen der Whistleblower-Richtlinie rechtskonform ab und bietet viele Funktionalitäten, die Unternehmen das Bearbeiten von Fällen so einfach wie möglich machen. Neben der anonymen Abgabe von Hinweisen durch Whistleblower lässt sich die Hintbox individuell an die Anforderungen eines Unternehmens und an das CI anpassen. So werden Meldungen, die über das Formular eingehen, sicher verschlüsselt und in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gespeichert. Auch bei der Datenübertragung kann niemand auf die Daten zugreifen. Zusätzlich werden die Dateien auf Viren geprüft und alle Meta-Daten, aber auch die IP-Adresse oder Log-Dateien automatisch gelöscht. Lediglich der zuvor bestimmte Empfänger erhält die Meldung unverschlüsselt zur Einsicht. Zum einen schützt die Hintbox Unternehmen, da durch die interne Bearbeitung eines Hinweises sowohl die Reputation als auch betroffene Personen geschützt werden können. Zum anderen sind die Hinweisgeber geschützt, da Sie sich anonym an eine neutrale Stelle im Unternehmen wenden können. Das Herzstück des Systems bildet neben der Fallabgabe das Case-Management. Mittels der Case-Management Funktionen der Hintbox können z. B. Prozesse für Folgemaßnahmen hinterlegt werden. Solche Folgemaßnahmen sind die Prüfung von Hinweisen, interne Nachforschungen oder Ermittlungen. Der verantwortliche Compliance Beauftragte und ggf. weitere involvierte Personen können anhand dieser Prozessdokumentation die Fälle strukturiert bearbeiten. Zudem beinhaltet das Case-Management-Tool eine automatische Fristenkontrolle, mit der der Bearbeiter eines Falls über den Zeitrahmen und die in der EU-Whistleblower-Richtlinie vorgegebenen Fristen durchgehend informiert wird, sodass er rechtzeitig geeignete Maßnahmen einleiten kann (www.hintbox.de).
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